الفوترة الإلكترونية في السعودية

أصبح التحول الرقمي جزءًا أساسيًا من طريقة إدارة الشركات لأعمالها في المملكة العربية السعودية ولم تعد العمليات المالية تعتمد بالشكل نفسه على المستندات الورقية والإجراءات اليدوية. ومن أبرز الخطوات التي عززت هذا التحول الانتقال إلى الأنظمة الرقمية التي تساعد المنشآت على إصدار الفواتير وإدارتها وحفظها بطريقة أكثر تنظيمًا وتعد الفوترة الإلكترونية إحدى أهم مراحل تطوير بيئة الأعمال في المملكة إذ تهدف المنظومة إلى تحويل إصدار الفواتير والإشعارات المرتبطة بها إلى عملية إلكترونية منظمة بين البائع والمشتري وقد أوضحت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أن تطبيق المنظومة يتم على مرحلتين رئيسيتين هما مرحلة الإصدار والحفظ ومرحلة الربط والتكامل. 

ما المقصود بالفوترة الإلكترونية في السعودية؟

الفوترة الإلكترونية هي عملية إصدار وحفظ الفواتير والإشعارات المرتبطة بها باستخدام نظام إلكتروني متوافق مع المتطلبات التي حددتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وبالتالي لا يكفي إنشاء فاتورة باستخدام برنامج لمعالجة النصوص أو إعدادها يدويًا ثم إرسالها للعميل حتى تعتبر فاتورة إلكترونية مستوفية لمتطلبات المنظومة. 

وتختلف طبيعة الفاتورة بحسب المعاملة فهناك الفاتورة الضريبية التي تصدر غالبًا في معاملات المنشآت مع منشآت أخرى والفاتورة الضريبية المبسطة التي تصدر غالبًا في معاملات المنشأة مع المستهلك. 

لماذا أصبحت الفوترة مهمة للمنشآت؟

الهدف من التحول لا يقتصر على استبدال الورق بالوسائل الرقمية وإنما يرتبط أيضًا بتنظيم عملية إصدار الفواتير وتحسين إدارة البيانات المالية وتقليل الاعتماد على الإجراءات اليدوية.

فعندما تعتمد المنشأة على نظام إلكتروني مناسب يصبح من الأسهل إنشاء الفواتير وحفظها والرجوع إليها عند الحاجة كما يمكن ربط عملية إصدار الفواتير بباقي العمليات الإدارية والمحاسبية.

مراحل تطبيق الفوترة الإلكترونية في السعودية

أطلقت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك منظومة الفوترة الإلكترونية «فاتورة» على مرحلتين ولكل مرحلة مجموعة من المتطلبات التي يجب على المنشآت المستهدفة الالتزام بها. 

المرحلة الأولى: مرحلة الإصدار والحفظ

بدأت المرحلة الأولى في 4 ديسمبر 2021 وتطلبت من الأشخاص الخاضعين للائحة إصدار وحفظ الفواتير إلكترونيًا من خلال حل إلكتروني متوافق مع المتطلبات المحددة من الهيئة كما شملت المرحلة إيقاف إصدار الفواتير اليدوية أو الفواتير التي يتم إنشاؤها باستخدام برامج تحرير النصوص بالطريقة التقليدية. 

وفي هذه المرحلة أصبح استخدام نظام إلكتروني مناسب جزءًا أساسيًا من عملية إصدار الفواتير مع الالتزام بالبيانات والمتطلبات المطلوبة بحسب نوع الفاتورة.

المرحلة الثانية: مرحلة الربط والتكامل

بدأت المرحلة الثانية في 1 يناير 2023 بشكل مرحلي وهي مرحلة الربط والتكامل. وخلالها يجب أن تتكامل حلول إصدار الفواتير الإلكترونية الخاصة بالمنشآت المستهدفة مع أنظمة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وفق المتطلبات الفنية والتجارية المحددة. 

وتقوم الهيئة بتطبيق هذه المرحلة على دفعات مع إشعار المنشآت المستهدفة بموعد تطبيق المرحلة عليها قبل الموعد بمدة لا تقل عن ستة أشهر. 

ما فوائد استخدام نظام إلكتروني لإصدار الفواتير؟

الاعتماد على نظام متخصص يمكن أن يساعد المنشأة في تنظيم الكثير من المهام اليومية المرتبطة بالمبيعات والمحاسبة.

سرعة إصدار الفواتير

بدلًا من إعداد كل فاتورة يدويًا يستطيع الموظف إدخال بيانات العملية وإصدار المستند من خلال النظام وهذا يكون مفيدًا بشكل خاص للمنشآت التي تتعامل مع عدد كبير من العملاء والمعاملات يوميًا.

تقليل الأخطاء

تكرار إدخال البيانات يدويًا قد يؤدي إلى أخطاء في الأسعار أو الكميات أو بيانات العملاء أما استخدام نظام منظم فيساعد على تقليل هذه الأخطاء من خلال الاعتماد على البيانات المحفوظة وإعادة استخدامها عند الحاجة.

سهولة الوصول إلى البيانات

وجود الفواتير في نظام إلكتروني يجعل البحث عنها واسترجاعها أسهل من الاعتماد على الملفات الورقية. كما يساعد ذلك فرق المحاسبة والإدارة على متابعة العمليات بصورة أكثر وضوحًا.

ويمكن للمنشأة أيضًا الاستفادة من إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية لتنظيم المستندات والملفات المرتبطة بالعمليات المختلفة داخل المنشأة.

كيف تختار برنامج الفوترة المناسب؟

اختيار النظام المناسب من الخطوات المهمة، خصوصًا أن البرنامج سيكون جزءًا من العمليات المالية اليومية للمنشأة لذلك لا ينبغي أن يكون السعر هو العامل الوحيد الذي يتم الاعتماد عليه عند المقارنة بين الحلول المختلفة.

التأكد من توافق النظام

يجب أولًا التأكد من أن الحل الإلكتروني يتوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لأن استخدام برنامج لإصدار الفواتير لا يعني تلقائيًا أنه متوافق مع جميع متطلبات المنظومة.

وتوضح الهيئة أن المكلفين يمكنهم اختيار أي حل للفوترة الإلكترونية طالما كان ملتزمًا بالمتطلبات المحددة كما توفر قائمة استرشادية بمقدمي الحلول الذين اجتازوا عملية التأهيل. 

ومن الحلول التي يمكن للمنشآت الاطلاع عليها برنامج الفواتير الإلكترونية واختيار ما يتناسب مع طبيعة العمل واحتياجاته.

سهولة الاستخدام

من المهم أن تكون واجهة البرنامج واضحة للموظفين لأن تعقيد النظام قد يؤدي إلى صعوبة في الاستخدام وزيادة الوقت المطلوب لإنجاز المهام.

كما يفضل اختيار نظام يسمح بإدارة البيانات بصورة منظمة ويوفر الأدوات التي يحتاج إليها فريق العمل دون خطوات معقدة.

الربط بين الفواتير والأنظمة الإدارية

لا تعمل الإدارة المالية بمعزل عن باقي أقسام الشركة فبيانات العملاء والمبيعات والمحاسبة والمستندات ترتبط ببعضها بشكل مباشر لذلك يمكن أن يكون التكامل بين الأنظمة عاملًا مهمًا في تحسين سير العمل.

فعلى سبيل المثال يمكن الاستفادة من نظام فرات المحاسبي ERP لإدارة الجوانب المحاسبية بصورة أكثر تكاملًا.

كما يمكن ربط العمليات المتعلقة بالعملاء من خلال إدارة علاقات العملاء CRM مما يساعد المنشأة على تنظيم معلومات العملاء والتعاملات المرتبطة بهم.

وتشير فرات إلى أن منصتها تجمع حلولًا مثل المحاسبة ونقاط البيع وإدارة علاقات العملاء وإدارة العقود ضمن نظام سحابي واحد وهو ما قد يساعد المنشآت على تقليل تشتت البيانات بين الأنظمة المختلفة. 

نصائح للاستعداد لمتطلبات الفوترة الإلكترونية

حتى يكون الانتقال إلى النظام الإلكتروني أكثر سهولة من الأفضل أن تبدأ المنشأة في تقييم وضعها الحالي بدلًا من الانتظار حتى يقترب موعد تطبيق متطلبات المرحلة المستهدفة.

مراجعة النظام المستخدم

ابدأ بالتأكد من أن النظام الحالي قادر على إصدار الفواتير وحفظها وفق المتطلبات المحددة وأنه يدعم الخصائص الفنية اللازمة للمرحلة التي تخضع لها المنشأة.

وتوضح الهيئة أن المرحلة الثانية تتضمن متطلبات تقنية إضافية مثل تكامل النظام مع أنظمة الهيئة وإصدار الفواتير بالصيغة المطلوبة إلى جانب متطلبات فنية وأمنية أخرى. 

تدريب الموظفين

وجود برنامج مناسب وحده لا يكفي فمن المهم تدريب الموظفين المسؤولين عن المبيعات والحسابات على استخدامه ويشمل ذلك طريقة إنشاء الفواتير ومراجعتها وحفظها والتعامل مع الأخطاء أو التعديلات وفق الإجراءات المعتمدة.

تنظيم المستندات

من المفيد أيضًا تنظيم المستندات والعقود وعروض الأسعار المرتبطة بالعمليات المالية ويمكن استخدام إدارة العقود وعروض الأسعار للمساعدة في تنظيم هذه الجوانب ضمن بيئة رقمية.

أسئلة شائعة

هل الفاتورة الورقية تعتبر فاتورة إلكترونية؟

لا الفاتورة التي يتم إعدادها يدويًا أو باستخدام برامج تحرير النصوص لا تعتبر فاتورة إلكترونية مستوفية لمتطلبات المنظومة. 

متى بدأت مراحل تطبيق الفوترة الإلكترونية؟

بدأت المرحلة الأولى في 4 ديسمبر 2021 بينما بدأت المرحلة الثانية في 1 يناير 2023 بشكل مرحلي وفق دفعات تحددها الهيئة. 

هل يجب على المنشأة استخدام برنامج معين؟

لا تشترط الهيئة استخدام مزود محدد وإنما يجب أن يكون الحل المستخدم متوافقًا مع المتطلبات الخاصة بالمنظومة. 

ما الفرق بين المرحلتين؟

المرحلة الأولى تركز على إصدار وحفظ الفواتير إلكترونيًا بينما تتضمن المرحلة الثانية ربط الحل الإلكتروني مع أنظمة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وفق المتطلبات المحددة.

الخاتمة

لم تعد الفوترة الإلكترونية مجرد وسيلة بديلة عن الفواتير الورقية بل أصبحت جزءًا من التحول الرقمي الذي تشهده بيئة الأعمال في المملكة ويساعد اختيار النظام المناسب على تنظيم عمليات إصدار الفواتير وحفظ البيانات وتقليل الأعمال اليدوية إلى جانب الاستعداد لمتطلبات الربط والتكامل.

والأفضل أن تنظر المنشأة إلى النظام كجزء من منظومة إدارة متكاملة وليس كأداة منفصلة لإصدار الفواتير فقط فكلما كان هناك ترابط بين المحاسبة والعملاء والمستندات والعقود أصبحت إدارة الأعمال أكثر تنظيمًا وسهولة.

المصادر

•   هيئة الزكاة والضريبة والجمارك – منظومة الفوترة الإلكترونية 
•   هيئة الزكاة والضريبة والجمارك – مراحل تطبيق النظام 
•   هيئة الزكاة والضريبة والجمارك – مفهوم الفاتورة الإلكترونية 
•   هيئة الزكاة والضريبة والجمارك – الدليل الفني ومتطلبات التطبيق 
•   موقع فرات – حلول الفواتير والمحاسبة وإدارة الأعمال.