متطلبات الفوترة الإلكترونية

أصبحت الفوترة الإلكترونية جزءًا أساسيًا من بيئة الأعمال في المملكة العربية السعودية خصوصًا مع توجه المنشآت إلى الاعتماد على الأنظمة الرقمية بدلًا من الإجراءات الورقية التقليدية ومع تطبيق منظومة الفوترة الإلكترونية على مراحل أصبح من المهم لكل منشأة خاضعة للائحة أن تعرف ما المطلوب منها وما المواصفات التي يجب أن تتوفر في النظام الذي تستخدمه ولا يقتصر الالتزام على إصدار فاتورة بشكل إلكتروني فقط بل يرتبط الأمر بمجموعة من الضوابط والمتطلبات المتعلقة بإصدار الفواتير وحفظها والبيانات التي تتضمنها إضافة إلى المتطلبات التقنية الخاصة بالربط والتكامل مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في هذا المقالة نستعرض أهم متطلبات الفوترة الإلكترونية بطريقة مبسطة مع توضيح الفرق بين مراحل التطبيق وما الذي يجب أن تبحث عنه المنشأة عند اختيار برنامج مناسب لإدارة فواتيرها.

ما المقصود بالفوترة الإلكترونية؟

الفوترة الإلكترونية هي عملية إصدار وحفظ الفواتير والإشعارات الدائنة والمدينة بصيغة إلكترونية من خلال نظام فوترة متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

وهنا توجد نقطة مهمة: تحويل فاتورة ورقية إلى صورة أو ملف PDF لا يعني بالضرورة أنها أصبحت فاتورة إلكترونية المطلوب هو أن يتم إنشاء الفاتورة من خلال حل إلكتروني قادر على إصدارها وفق المتطلبات المحددة.

وتوضح الهيئة أن تطبيق المنظومة بدأ بالمرحلة الأولى في 4 ديسمبر 2021 ثم بدأت المرحلة الثانية وهي مرحلة الربط والتكامل بشكل تدريجي اعتبارًا من 1 يناير 2023.

شاهد أيضًا: كل ما تحتاج معرفته عن برنامج الفاتورة الإلكترونية في السعودية

من هم الملزمون بتطبيق الفوترة الإلكترونية؟

توضح الأدلة الرسمية أن الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية يشملون المكلف المقيم في المملكة وكذلك بعض الأطراف التي تصدر الفواتير نيابة عن المكلف وفق الأحكام ذات الصلة.

أما غير المقيمين في المملكة فلا يطلب منهم إصدار الفواتير أو الإشعارات الإلكترونية بالنسبة للتوريدات أو المبالغ المستلمة التي تقع ضمن نطاق اللائحة في المملكة.

لذلك من المهم أن تحدد المنشأة موقفها النظامي أولًا قبل اختيار الحل التقني ثم تتأكد من أن البرنامج الذي تستخدمه قادر على تلبية المتطلبات الخاصة بنشاطها وحجم تعاملاتها.

ما أهم متطلبات الفوترة الإلكترونية؟

يمكن تقسيم متطلبات الفوترة الإلكترونية إلى متطلبات تتعلق بإصدار الفاتورة ومتطلبات خاصة بالنظام التقني وأخرى مرتبطة بالمرحلة الثانية والربط مع الهيئة.

استخدام نظام إلكتروني متوافق

أول متطلب أساسي هو استخدام نظام فوترة إلكتروني قادر على إصدار الفواتير وفق متطلبات الهيئة.

وهذا يعني أن الاعتماد على برنامج عادي لمعالجة النصوص أو إنشاء ملف يدويًا لا يحقق الغرض من منظومة الفوترة الإلكترونية ويجب أن يكون النظام قادرًا على التعامل مع البيانات المطلوبة وإصدار المستند الإلكتروني بالشكل المناسب.

إصدار الفواتير والإشعارات إلكترونيًا

تلزم المنظومة الأشخاص الخاضعين لها بإصدار الفواتير والإشعارات الإلكترونية التي يجب إصدارها وفق أحكام ضريبة القيمة المضافة واللوائح المرتبطة بها.

وتوضح الهيئة أن الفوترة الإلكترونية لم تغير متطلبات إصدار الفواتير والإشعارات الدائنة أو المدينة من ناحية الأحكام الضريبية وإنما أصبح الإصدار والحفظ يتمان من خلال نظام إلكتروني متوافق.

اقرأ أيضًا: كيفية إصدار الفاتورة الإلكترونية من خلال برنامج فواتير الكترونية

متطلبات بيانات الفاتورة الإلكترونية

من أهم متطلبات الفوترة الإلكترونية أن تحتوي الفاتورة على البيانات والعناصر المطلوبة بحسب نوعها وطبيعة المعاملة.

وتوفر هيئة الزكاة والضريبة والجمارك قاموسًا لبيانات الفوترة الإلكترونية يتضمن أسماء وتعريفات ومواصفات العناصر البيانية كما توفر متطلبات رقمية لبناء صيغة الفواتير الإلكترونية.

بيانات المنشأة

ينبغي أن تكون بيانات المنشأة صحيحة ومحدثة داخل النظام بما يساعد على إصدار الفواتير بالمعلومات الصحيحة.

بيانات العميل

يجب التعامل مع بيانات العميل وفق نوع الفاتورة وطبيعة المعاملة ولذلك من المفيد أن يوفر البرنامج قاعدة بيانات منظمة للعملاء بدلًا من إعادة إدخال البيانات في كل مرة.

وهنا يمكن الاستفادة من إدارة علاقات العملاء CRM لتنظيم معلومات العملاء والتعاملات معهم بما يدعم إدارة دورة العمل بشكل أكثر ترابطًا.

بيانات السلع والخدمات

يجب أن تكون بيانات المنتجات أو الخدمات التي تظهر في الفاتورة منظمة ودقيقة خصوصًا فيما يتعلق بالكميات والأسعار والضرائب وغيرها من البيانات المرتبطة بالمعاملة.

شاهد أيضًا: شكل الفاتورة الإلكترونية: دليلك لفهم المكونات والتنسيقات الرسمية

المتطلبات التقنية لنظام الفوترة الإلكترونية

لا تتعلق متطلبات الفوترة الإلكترونية بالمعلومات التي تظهر على الفاتورة فقط وإنما تشمل أيضًا النظام الذي يقوم بإنشائها وإدارتها.

وتوفر هيئة الزكاة والضريبة والجمارك دليلًا تقنيًا مبسطًا يتناول المتطلبات التقنية والأمنية للمكلفين ومقدمي حلول الفوترة الإلكترونية إلى جانب مواصفات الفاتورة وقاموس البيانات.

القدرة على إنشاء الفواتير بالصيغة المطلوبة

يجب أن يكون النظام قادرًا على إنشاء الفواتير الإلكترونية وفق الصيغ والمتطلبات الرقمية المحددة. وتوضح الهيئة متطلبات بناء صيغة الفاتورة الإلكترونية باستخدام XML ضمن المواصفات الفنية المنشورة.

الأمان وحماية البيانات

تحتوي الفواتير على معلومات مالية وتجارية مهمة ولذلك يجب أن يراعي النظام الجوانب الأمنية المتعلقة بحماية البيانات وإدارة الوصول إليها.

حفظ الفواتير

يجب أن يكون لدى المنشأة نظام يساعدها على حفظ الفواتير والوصول إليها عند الحاجة بطريقة منظمة، بدلًا من الاعتماد على ملفات متناثرة أو مستندات ورقية.

وفي هذا الجانب يمكن الاستفادة من إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية لتنظيم المستندات والوثائق المرتبطة بالعمليات التجارية.

متطلبات المرحلة الثانية والربط مع الهيئة

تختلف المرحلة الثانية عن المرحلة الأولى بشكل واضح ففي المرحلة الأولى كان التركيز على إصدار وحفظ الفواتير إلكترونيًا بينما تتطلب المرحلة الثانية ربط نظام الفوترة الإلكتروني الخاص بالمنشأة مع نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك المعروف بمنصة فاتورة.

وتنص الضوابط المنشورة من الهيئة على استخدام واجهة برمجة التطبيقات API لربط أنظمة الفوترة الإلكترونية بأنظمة الهيئة وفق المواعيد المحددة لكل فئة مستهدفة.

كما يتم تطبيق المرحلة الثانية بشكل تدريجي وتقوم الهيئة بإشعار الفئات المستهدفة قبل موعد الربط المحدد لها بستة أشهر على الأقل.

اقرأ أيضًا: الفاتورة الإلكترونية - المرحلة الثانية: ماذا تحتاج شركتك للامتثال والنجاح؟

ما الفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة الضريبية المبسطة؟

من الأمور التي ينبغي الانتباه إليها أن نوع الفاتورة يختلف حسب طبيعة المعاملة.

الفاتورة الضريبية ترتبط عادة بالمعاملات التي تتطلب إصدار فاتورة ضريبية بينما الفاتورة الضريبية المبسطة تستخدم في حالات محددة وفق الأنظمة الضريبية.

ولهذا لا ينبغي للمنشأة أن تتعامل مع جميع الفواتير بالطريقة نفسها بل يجب أن يكون النظام قادرًا على إصدار النوع المناسب من الفواتير وفق طبيعة العملية.

وتوفر هيئة الزكاة والضريبة والجمارك نماذج وتوضيحات لأنواع الفواتير والعناصر المطلوبة في كل نوع.

كيف تختار برنامجًا يحقق متطلبات الفوترة الإلكترونية؟

اختيار البرنامج المناسب خطوة مهمة جدًا خصوصًا إذا كانت المنشأة تريد تجنب تغيير النظام بعد بدء التشغيل.

التحقق من التوافق

قبل الاشتراك يجب التأكد من أن البرنامج يدعم متطلبات الهيئة الحالية وأنه قادر على التعامل مع متطلبات الربط والتكامل عندما تكون المنشأة مستهدفة بالمرحلة الثانية.

سهولة الاستخدام

حتى أفضل الأنظمة لن تحقق فائدتها إذا كانت معقدة بالنسبة للموظفين لذلك من الأفضل اختيار نظام بواجهة واضحة وخطوات إصدار بسيطة.

التكامل مع المحاسبة

من الأفضل ألا تعمل الفواتير بمعزل عن الحسابات فوجود نظام متكامل يساعد على تقليل تكرار إدخال البيانات وتحسين متابعة العمليات المالية.

ومن الحلول التي يمكن الاستفادة منها في هذا الجانب نظام فرات المحاسبي ERP لإدارة الجوانب المحاسبية والمالية.

الدعم والتحديثات

لأن المتطلبات التقنية قد تتطور من المهم أن يوفر مزود النظام تحديثات ودعمًا يساعد المنشأة على مواكبة أي تغييرات.

كيف تساعد الفوترة الإلكترونية في تحسين العمل؟

لا تقتصر متطلبات الفوترة الإلكترونية على تحقيق الالتزام النظامي فالتحول إلى نظام إلكتروني يمكن أن يقدم فوائد عملية للشركة.

فإصدار الفواتير إلكترونيًا يقلل الاعتماد على الأوراق ويساعد على الوصول إلى المستندات بسرعة كما يجعل متابعة المعاملات المالية أكثر تنظيمًا.

ويمكن كذلك ربط الفواتير بباقي العمليات داخل الشركة مثل إدارة العملاء والمحاسبة والعقود والمستندات.

شاهد أيضًا: استخدامات نظام الفوترة الإلكترونية في تسهيل العمليات اليومية

كما يمكن تنظيم العمليات التي تسبق إصدار الفاتورة من خلال إدارة العقود وعروض الأسعار خاصة في الشركات التي تعتمد على العقود وعروض الأسعار كجزء من دورة المبيعات.

خطوات عملية للاستعداد للفوترة الإلكترونية

إذا كانت المنشأة تستعد لتطبيق النظام أو ترغب في تحسين طريقة عملها الحالية فمن الأفضل اتباع خطوات واضحة.

مراجعة النظام الحالي

ابدأ بتحديد طريقة إصدار الفواتير حاليًا ثم راجع مدى قدرة البرنامج المستخدم على تلبية المتطلبات.

تنظيم البيانات

تأكد من صحة بيانات المنشأة والعملاء والمنتجات والخدمات لأن وجود بيانات غير دقيقة قد يسبب مشكلات عند إصدار الفواتير.

اختبار النظام

قبل الاعتماد الكامل عليه من الأفضل اختبار عمليات إصدار الفواتير والإشعارات والتأكد من عمل الوظائف المطلوبة.

تدريب الموظفين

يجب أن يعرف الموظفون كيفية إنشاء الفواتير وتصحيح الأخطاء والتعامل مع النظام وحفظ المستندات.

متابعة تحديثات الهيئة

من المهم الرجوع باستمرار إلى المصادر الرسمية لمعرفة أي تحديثات على اللوائح أو المواصفات أو مراحل الربط وتنشر الهيئة المتطلبات والمواصفات الفنية والقواعد الإجرائية المحدثة على موقعها الرسمي.

اقرأ أيضًا: نصائح لتطبيق لائحة الفوترة الإلكترونية بكفاءة

أسئلة شائعة

هل الفاتورة الإلكترونية تعني فاتورة PDF؟

لا الفاتورة الإلكترونية يجب أن يتم إنشاؤها من خلال حل إلكتروني متوافق مع المتطلبات ولا يكفي تحويل الفاتورة الورقية إلى ملف إلكتروني.

هل المرحلة الثانية مطلوبة من جميع المنشآت في الوقت نفسه؟

لا يتم تطبيق مرحلة الربط والتكامل بشكل تدريجي على الفئات المستهدفة وتقوم الهيئة بإشعار المنشآت المشمولة وفق المواعيد المحددة.

هل يجب أن يكون النظام متصلًا بالإنترنت؟

يعتمد ذلك على طبيعة الحل التقني لكن بالنسبة لمتطلبات الربط والتكامل في المرحلة الثانية يجب أن يكون الحل قادرًا على التكامل مع أنظمة الهيئة وفق المتطلبات الفنية.

هل يمكن ربط الفوترة بالمحاسبة؟

نعم ويمكن أن يساعد التكامل بين الفوترة والنظام المحاسبي على تقليل إدخال البيانات يدويًا وتحسين تنظيم العمليات المالية.

هل يمكن للمنشأة استخدام نظام ERP؟

نعم بشرط أن يكون النظام قادرًا على تلبية المتطلبات المحددة للفوترة الإلكترونية والربط والتكامل عندما تكون المنشأة خاضعة للمرحلة الثانية.

الخاتمة

في النهاية فإن فهم متطلبات الفوترة الإلكترونية يساعد المنشآت على الانتقال إلى النظام الرقمي بطريقة أكثر تنظيمًا، بدلًا من التعامل مع المتطلبات باعتبارها مجرد تغيير في شكل الفاتورة فالالتزام يبدأ من استخدام نظام إلكتروني مناسب ويمتد إلى صحة البيانات وإصدار الفواتير وفق المتطلبات وحفظها ثم الاستعداد للربط والتكامل مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بالنسبة للمنشآت المستهدفة بالمرحلة الثانية ومع اختيار حل متكامل وتنظيم بيانات العملاء والمنتجات وتدريب الموظفين ومتابعة التحديثات الرسمية يصبح التحول إلى الفوترة الإلكترونية فرصة لتحسين إدارة العمليات اليومية وليس مجرد إجراء للامتثال.

المصادر

• هيئة الزكاة والضريبة والجمارك – الدليل التقني المبسط
• هيئة الزكاة والضريبة والجمارك – مراحل تطبيق الفوترة الإلكترونية
• هيئة الزكاة والضريبة والجمارك – اللوائح والقرارات
• هيئة الزكاة والضريبة والجمارك – مواصفات الفاتورة الإلكترونية
• هيئة الزكاة والضريبة والجمارك – مفهوم الفاتورة الإلكترونية
• فرات – برنامج الفواتير الإلكترونية