الفوترة الإلكترونية المرحلة الثانية

شهدت المملكة العربية السعودية خلال السنوات الأخيرة تحولًا كبيرًا في طريقة إدارة الأعمال والعمليات المالية وكان التحول إلى الفوترة الإلكترونية من أهم الخطوات التي دعمت هذا الاتجاه وبعد تطبيق المرحلة الأولى التي ركزت على إصدار وحفظ الفواتير إلكترونيًا انتقلت المنشآت المستهدفة إلى مرحلة أكثر تطورًا وهي مرحلة الربط والتكامل مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وتعد الفوترة الإلكترونية المرحلة الثانية خطوة أساسية نحو بناء منظومة مالية أكثر تنظيمًا وشفافية حيث لم يعد دور المنشأة مقتصرًا على إصدار الفاتورة وحفظها 

ما المقصود بالفوترة الإلكترونية المرحلة الثانية؟

المقصود بـ الفوترة الإلكترونية المرحلة الثانية هو مرحلة الربط والتكامل من منظومة الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية وتهدف هذه المرحلة إلى ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية لدى المنشآت المستهدفة بأنظمة الهيئة بحيث يتم تبادل بيانات الفواتير وفق الآليات والمتطلبات المحددة.

وتختلف هذه المرحلة عن المرحلة الأولى في أن المنشأة لا تكتفي بإصدار الفواتير إلكترونيًا بل يجب أن يكون حل الفوترة لديها قادرًا على تنفيذ عملية التكامل مع منصة "فاتورة".

وتشمل المرحلة متطلبات تتعلق بطريقة إصدار الفواتير والصيغ الإلكترونية والعناصر المطلوبة داخل الفاتورة بالإضافة إلى آلية إرسال البيانات إلى الهيئة.

شاهد أيضًا: الفاتورة الإلكترونية - المرحلة الثانية: ماذا تحتاج شركتك للامتثال والنجاح؟

متى بدأت المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية؟

بدأ تطبيق المرحلة الثانية في المملكة العربية السعودية اعتبارًا من 1 يناير 2023 ويتم تطبيقها تدريجيًا على مجموعات من المنشآت الخاضعة للائحة الفوترة الإلكترونية.

ولا يتم تطبيق المرحلة الثانية على جميع المنشآت في وقت واحد وإنما يتم تحديد المجموعات المستهدفة وإبلاغ المنشآت بموعد الربط قبل الموعد المحدد وفق الإجراءات المعتمدة.

وبالتالي إذا كانت منشأتك من المنشآت المستهدفة فمن المهم عدم الانتظار حتى موعد الربط بل البدء مبكرًا في تجهيز النظام والتأكد من قدرته على تنفيذ المتطلبات المطلوبة.

وتشير هيئة الزكاة والضريبة والجمارك إلى أن المرحلة الثانية تتضمن متطلبات الربط والتكامل وآلية عمل الفوترة الإلكترونية كما تقدم الهيئة ورشًا وأدلة توضيحية لمساعدة المنشآت على فهم المتطلبات.

ما الفرق بين المرحلة الأولى والمرحلة الثانية؟

لفهم الفوترة الإلكترونية المرحلة الثانية بشكل أفضل، من المهم معرفة الفرق بينها وبين المرحلة الأولى.

المرحلة الأولى

ركزت المرحلة الأولى على إصدار وحفظ الفواتير والإشعارات الإلكترونية من خلال حل إلكتروني متوافق مع المتطلبات وكان الهدف الأساسي هو الانتقال من الفواتير الورقية إلى الفواتير الإلكترونية.

المرحلة الثانية

أما المرحلة الثانية فتركز على الربط والتكامل بين أنظمة المنشأة ومنصة "فاتورة" وهذا يعني أن النظام المستخدم داخل المنشأة يجب أن يكون مجهزًا للتعامل مع متطلبات التكامل وإرسال بيانات الفواتير وفق الآلية المحددة.

ومن هنا أصبحت عملية اختيار برنامج الفوترة أكثر أهمية لأن النظام لم يعد مجرد أداة لإنشاء فاتورة بل أصبح جزءًا من منظومة إلكترونية متكاملة.

اقرأ أيضًا: الربط مع هيئة الزكاة والدخل المرحلة الثانية: إرشادك المتعمق إلى الفوترة الإلكترونية

ما متطلبات الفوترة الإلكترونية المرحلة الثانية؟

هناك مجموعة من المتطلبات التي ينبغي على المنشآت المستهدفة الاستعداد لها قبل موعد الربط.

ربط الحل التقني بمنصة فاتورة

من أهم المتطلبات أن يتم ربط الحل التقني المستخدم في المنشأة بمنصة "فاتورة" التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

وهذا الربط يسمح للنظام بالتعامل مع عملية إرسال بيانات الفواتير وفق المتطلبات المحددة.

إصدار الفواتير بالصيغة المطلوبة

تتضمن المرحلة الثانية متطلبات تتعلق بصيغة الفاتورة الإلكترونية والعناصر التي يجب أن تحتوي عليها. وتوضح مواد الهيئة الفنية متطلبات استخدام الصيغ الإلكترونية المناسبة ومنها صيغة XML في سياق الفوترة الإلكترونية.

تضمين عناصر الفاتورة المطلوبة

يجب أن يحتوي المستند الإلكتروني على البيانات والعناصر المطلوبة بحسب نوع الفاتورة والمعاملة لذلك من الضروري أن يكون البرنامج قادرًا على إنشاء الفاتورة بالشكل الصحيح.

حفظ الفواتير إلكترونيًا

يستمر حفظ الفواتير إلكترونيًا كجزء أساسي من منظومة الفوترة، مع ضرورة أن يكون النظام قادرًا على إدارة البيانات والفواتير بطريقة منظمة.

كيف تعمل الفوترة الإلكترونية في المرحلة الثانية؟

يمكن تبسيط العملية في عدة خطوات تبدأ من إصدار الفاتورة داخل النظام.

يقوم البائع أولًا بإنشاء الفاتورة الإلكترونية من خلال الحل التقني المستخدم في المنشأة ثم يتم تسليم الفاتورة إلى العميل وفق نوع المعاملة.

بعد ذلك يتعامل النظام مع عملية إرسال البيانات إلى منصة "فاتورة" بحسب نوع الفاتورة وآلية التكامل المطلوبة.

وفي حالة الفواتير الضريبية المبسطة توضح الهيئة أن البائع يصدر الفاتورة ويسلمها للمشتري ويحفظها إلكترونيًا ثم تتم مشاركة الفاتورة مع الهيئة آليًا من خلال ربط الحل التقني بالمنصة خلال المدة المحددة.

وهذا يوضح لماذا تحتاج المنشأة إلى برنامج قادر على تنفيذ العملية بطريقة تلقائية ومنظمة بدلًا من الاعتماد على الإجراءات اليدوية.

شاهد أيضًا: برنامج الفواتير الإلكترونية

ما أهمية اختيار برنامج مناسب للمرحلة الثانية؟

اختيار البرنامج المناسب يساعد المنشأة على الانتقال إلى النظام الجديد دون تعطيل العمليات اليومية.

فبدلًا من أن يتعامل الموظف مع الفاتورة وإرسال البيانات وحفظها كعمليات منفصلة يمكن للنظام المتكامل أن يجعل هذه الإجراءات جزءًا من دورة عمل واحدة.

كما يساعد البرنامج المناسب على تقليل الأخطاء الناتجة عن الإدخال اليدوي، وتنظيم بيانات العملاء والوصول إلى الفواتير السابقة بسهولة.

ومن المفيد أيضًا أن يكون نظام الفوترة متكاملًا مع النظام المحاسبي، خصوصًا للشركات التي لديها حجم كبير من المعاملات.

ولهذا يمكن للشركات الاستفادة من نظام فرات المحاسبي ERP أفضل برنامج محاسبة لإدارة العمليات المحاسبية ضمن بيئة رقمية متكاملة.

مميزات برنامج فرات في الفوترة الإلكترونية

تقدم فرات حلًا للفوترة الإلكترونية مصممًا لدعم متطلبات المرحلة الثانية وتوضح المنصة أن نظامها يوفر الربط مع منصة "فاتورة" وإصدار الفواتير الضريبية والمبسطة.

ومن أهم المزايا التي يمكن أن تستفيد منها المنشآت:

الربط مع منصة فاتورة

يساعد النظام على تنفيذ عملية الربط والتكامل المطلوبة بدلًا من الاعتماد على الإجراءات اليدوية.

إصدار الفواتير الضريبية والمبسطة

يمكن للمنشأة إصدار أنواع الفواتير التي تحتاج إليها ضمن نظام واحد.

تقليل الأخطاء

يساعد الاعتماد على النظام الإلكتروني في تقليل الأخطاء البشرية التي قد تحدث أثناء إدخال البيانات وإصدار الفواتير.

الدعم الفني

توضح فرات أنها توفر دعمًا فنيًا على مدار الساعة لمساعدة العملاء في التعامل مع النظام.

اقرأ أيضًا: كيفية إصدار الفاتورة الإلكترونية من خلال برنامج فواتير إلكترونية

كيف تستعد شركتك للمرحلة الثانية؟

الاستعداد المبكر يجعل الانتقال إلى المرحلة الثانية أكثر سهولة ويمكن البدء بمجموعة من الخطوات العملية.

1. مراجعة النظام الحالي

ابدأ بفحص برنامج الفواتير المستخدم حاليًا وتأكد من قدرته على التعامل مع متطلبات المرحلة الثانية.

2. التأكد من التكامل

يجب معرفة كيفية ربط النظام بمنصة "فاتورة" وهل يحتاج النظام إلى تحديث أو تهيئة قبل بدء الربط.

3. مراجعة بيانات الفواتير

تأكد من أن بيانات المنشأة والعملاء والمنتجات والخدمات صحيحة ومحدثة، لأن جودة البيانات تؤثر على عملية إصدار الفواتير.

4. تدريب الموظفين

من المهم تدريب الموظفين على طريقة إصدار الفواتير والتعامل مع النظام حتى لا يؤدي الانتقال إلى النظام الإلكتروني إلى ارتباك في العمليات اليومية.

5. اختبار النظام

قبل الاعتماد الكامل على النظام من الأفضل إجراء الاختبارات اللازمة والتأكد من أن عمليات الإصدار والربط تعمل بصورة صحيحة.

شاهد أيضًا: إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية

هل تؤثر المرحلة الثانية على طريقة إدارة الأعمال؟

نعم لأن التحول إلى الربط الإلكتروني لا يغير طريقة إصدار الفاتورة فقط بل يشجع المنشآت على تنظيم البيانات والعمليات المالية بشكل أكبر.

فعندما تصبح الفواتير إلكترونية ومترابطة مع النظام المحاسبي يمكن الوصول إلى البيانات بسرعة أكبر ومتابعة العمليات المالية بصورة أكثر وضوحًا.

كما أن ربط الفوترة مع إدارة العملاء والمستندات والعقود يساعد على بناء دورة عمل رقمية متكاملة.

على سبيل المثال يمكن للشركة تنظيم بيانات العملاء من خلال إدارة علاقات العملاء CRM - Furat ثم التعامل مع الفواتير ضمن النظام المالي مع الاحتفاظ بالمستندات ذات العلاقة إلكترونيًا.

اقرأ أيضًا: برنامج إدارة علاقات العملاء CRM: نحو نمو أسرع وتواصل أذكى

أخطاء يجب تجنبها عند تطبيق المرحلة الثانية

هناك بعض الأخطاء التي من الأفضل تجنبها أثناء الاستعداد.

أولها تأجيل التجهيز إلى آخر لحظة لأن تجهيز النظام واختباره وتدريب الموظفين يحتاج إلى وقت.

كما يجب عدم اختيار برنامج لمجرد أنه يوفر إصدار الفواتير بل يجب التأكد من توافقه مع المتطلبات الخاصة بالمرحلة الثانية.

ومن الأخطاء أيضًا تجاهل جودة البيانات، أو عدم تدريب الموظفين أو عدم وجود خطة للتعامل مع المشكلات التقنية التي قد تظهر أثناء التشغيل.

لذلك فإن التخطيط المبكر واختيار الحل المناسب يساعدان على جعل الانتقال أكثر سلاسة.

أسئلة شائعة 

هل المرحلة الثانية إلزامية؟

تطبق المرحلة الثانية على المنشآت الخاضعة للائحة الفوترة الإلكترونية وفق المجموعات والمواعيد التي تحددها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك ويتم إشعار المنشآت المستهدفة بمواعيد الربط وفق الإجراءات المعتمدة.

هل تحتاج الشركة إلى تغيير برنامج الفواتير؟

ليس بالضرورة تغيير البرنامج إذا كان النظام الحالي قادرًا على تلبية متطلبات المرحلة الثانية أما إذا كان غير قادر على ذلك فقد تحتاج المنشأة إلى تحديثه أو استخدام حل آخر متوافق.

هل يمكن استخدام نظام ERP في الفوترة الإلكترونية؟

نعم يمكن استخدام نظام ERP إذا كان قادرًا على تلبية متطلبات الفوترة الإلكترونية والربط والتكامل المطلوبة.

ما أهمية الربط مع منصة فاتورة؟

الربط يجعل النظام قادرًا على التعامل إلكترونيًا مع متطلبات المرحلة الثانية وإرسال بيانات الفواتير وفق الآلية المعتمدة.

الخاتمة

تمثل الفوترة الإلكترونية المرحلة الثانية تطورًا مهمًا في رحلة التحول الرقمي بالمملكة العربية السعودية فهي تنقل المنشآت من مجرد إصدار وحفظ الفواتير إلكترونيًا إلى مرحلة الربط ولذلك فإن الاستعداد الجيد يبدأ من اختيار نظام مناسب ومراجعة البيانات والتأكد من جاهزية الحل التقني بالإضافة إلى تدريب الموظفين واختبار النظام قبل التشغيل الفعلي ومع وجود حلول متخصصة مثل فرات تستطيع المنشآت إدارة الفواتير ضمن بيئة رقمية تساعدها على تنظيم عملياتها والاستعداد لمتطلبات المرحلة الثانية مع إمكانية الاستفادة من حلول أخرى لإدارة المحاسبة والعملاء والمستندات والعقود ضمن منصة واحدة.

المصادر

• هيئة الزكاة والضريبة والجمارك – المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية
• هيئة الزكاة والضريبة والجمارك – متطلبات وآلية المرحلة الثانية
• هيئة الزكاة والضريبة والجمارك – آلية عمل الفوترة الإلكترونية في المرحلة الثانية
• فرات – برنامج الفواتير الإلكترونية المرحلة الثانية
• فرات – الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية: ماذا تحتاج شركتك للامتثال والنجاح؟