ما هي الفاتورة الإلكترونية؟

مع التطور السريع في قطاع الأعمال والتحول المتزايد نحو الخدمات الرقمية أصبحت الشركات تبحث عن طرق أكثر تنظيمًا لإدارة معاملاتها المالية اليومية ومن بين أبرز التطورات التي شهدتها المملكة العربية السعودية الانتقال من التعامل التقليدي مع المستندات الورقية إلى حلول إلكترونية تساعد المنشآت على إصدار الفواتير وحفظها وإدارتها بصورة أكثر كفاءة وتأتي الفاتورة الإلكترونية ضمن منظومة التحول الرقمي التي أطلقتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة بهدف تنظيم عملية إصدار الفواتير والإشعارات المرتبطة بها وتحويلها إلى صيغة إلكترونية منظمة بين البائع والمشتري.

ما المقصود بالفاتورة الإلكترونية؟

هي مستند يتم إصداره وحفظه بصيغة إلكترونية منظمة من خلال نظام إلكتروني ويتضمن المتطلبات الخاصة بالفاتورة الضريبية وبحسب هيئة الزكاة والضريبة والجمارك فإن الفاتورة المكتوبة بخط اليد أو التي يتم تصويرها بالماسح الضوئي لا تعد فاتورة إلكترونية.

وهذا يعني أن مجرد تحويل فاتورة ورقية إلى ملف PDF أو إرسال صورة منها عبر البريد الإلكتروني لا يجعلها تلقائيًا مستندًا إلكترونيًا مستوفيًا لمتطلبات المنظومة بل يجب أن يتم إصدارها وحفظها من خلال نظام إلكتروني متوافق مع المتطلبات المعتمدة.

ومن هنا يمكن فهم أهمية اختيار برنامج مناسب لإدارة عمليات الفوترة مثل برنامج الفواتير الإلكترونية بحيث تصبح عملية إصدار الفواتير أكثر تنظيمًا وسهولة.

لماذا تم تطبيق الفاتورة الإلكترونية في السعودية؟

لم يكن الهدف من التحول إلى النظام الإلكتروني مجرد الاستغناء عن الورق بل يرتبط الأمر بتطوير البيئة التجارية والمالية ورفع مستوى تنظيم المعاملات.

ومن خلال النظام الإلكتروني يمكن للمنشآت إدارة عمليات إصدار الفواتير بطريقة أكثر انتظامًا كما يساعد التحول الرقمي على تقليل الاعتماد على الإجراءات اليدوية وتحسين إمكانية الوصول إلى البيانات عند الحاجة.

وتوضح هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أن منظومة الفوترة الإلكترونية تهدف إلى تحويل عملية إصدار الفواتير والإشعارات الورقية إلى عملية إلكترونية تسمح بتبادلها ومعالجتها بصورة إلكترونية منظمة بين البائع والمشتري.

أهم الأهداف

يمكن تلخيص أبرز أهداف النظام في عدة نقاط منها:

• تحسين تنظيم عمليات إصدار الفواتير.
• الحد من الأخطاء الناتجة عن المعالجة اليدوية.
• تسهيل حفظ الفواتير والرجوع إليها.
• دعم الالتزام بالمتطلبات الضريبية.
• تعزيز التحول الرقمي في قطاع الأعمال.
• رفع مستوى الشفافية في المعاملات التجارية.

ما أنواع الفواتير الإلكترونية؟

توضح هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أن هناك نوعين رئيسيين من الفواتير الضريبية التي تدخل ضمن المنظومة.

الفاتورة الضريبية

هي الفاتورة التي تصدر غالبًا في المعاملات بين المنشآت وتحتوي على العناصر والبيانات المطلوبة للفواتير الضريبية.

ويظهر هذا النوع بشكل شائع في معاملات الأعمال بين الشركات خاصة عندما يكون العميل منشأة أخرى تحتاج إلى مستند ضريبي متكامل.

الفاتورة الضريبية المبسطة

تصدر غالبًا في المعاملات التي تتم بين المنشأة والمستهلك، وتحتوي على العناصر الرئيسية المطلوبة لهذا النوع من الفواتير.

ويختلف محتوى الفاتورة بحسب طبيعة المعاملة ونوعها لذلك من المهم أن يكون النظام المستخدم قادرًا على إصدار النوع المناسب وفق الحالة.

ما الفرق بين الفاتورة الإلكترونية والفاتورة الورقية؟

الاختلاف الأساسي لا يتعلق بالشكل فقط وإنما بطريقة إنشاء المستند وحفظه ومعالجته.

الفاتورة الورقية تعتمد على مستند يتم إصداره وطباعته والاحتفاظ به في ملفات مادية بينما يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية وحفظها من خلال نظام إلكتروني وبصيغة منظمة.

ولهذا السبب فإن تصوير فاتورة ورقية أو مسحها ضوئيًا لا يجعلها فاتورة إلكترونية وفق تعريف الهيئة.

وهذا الفرق مهم جدًا بالنسبة لأصحاب الأعمال لأن الاعتماد على ملف إلكتروني غير مستوفٍ للمتطلبات لا يعني بالضرورة الالتزام بالمنظومة.

مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية

اعتمدت المملكة تطبيق المنظومة على مرحلتين رئيسيتين حتى تتمكن المنشآت من الانتقال إلى النظام الجديد بصورة تدريجية.

المرحلة الأولى: الإصدار والحفظ

بدأت هذه المرحلة في 4 ديسمبر 2021 وتطلبت من الأشخاص الخاضعين للائحة إصدار وحفظ الفواتير إلكترونيًا باستخدام نظام متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

وفي هذه المرحلة أصبح إصدار الفواتير وحفظها إلكترونيًا جزءًا أساسيًا من إجراءات المنشآت الخاضعة للائحة.

المرحلة الثانية: الربط والتكامل

بدأت المرحلة الثانية في 1 يناير 2023 بشكل تدريجي وهي مرحلة الربط والتكامل وفيها يتم ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بالمنشآت المستهدفة وفق المتطلبات المحددة.

وتوضح الهيئة أن تطبيق هذه المرحلة يتم على دفعات ويتم إشعار المنشآت المستهدفة قبل موعد التطبيق بمدة لا تقل عن ستة أشهر.

ما فوائد استخدام نظام إلكتروني للفواتير؟

الاعتماد على نظام إلكتروني مناسب يمكن أن ينعكس على عدد كبير من العمليات اليومية داخل المنشأة.

توفير الوقت

إصدار الفواتير يدويًا قد يحتاج إلى إدخال البيانات أكثر من مرة بينما يسمح النظام الإلكتروني باستخدام البيانات المحفوظة وإصدار المستندات بصورة أسرع.

تقليل الأخطاء

عندما يتم إدخال البيانات يدويًا في كل معاملة تزداد احتمالية وقوع أخطاء في أسماء العملاء أو الأسعار أو الكميات أما النظام الإلكتروني فيساعد على تقليل تكرار هذه الأخطاء من خلال تنظيم البيانات.

سهولة إدارة المستندات

لا تقتصر احتياجات الشركات على الفواتير فقط وإنما تتعامل أيضًا مع العقود والمراسلات والوثائق المختلفة لذلك يمكن الاستفادة من إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية لتنظيم الملفات والمستندات المرتبطة بالعمليات المختلفة.

كيف تختار برنامج الفواتير المناسب؟

اختيار النظام المناسب خطوة مهمة لأن البرنامج سيكون جزءًا من العمليات اليومية للشركة لذلك من الأفضل تقييم أكثر من جانب قبل اتخاذ القرار.

التوافق مع متطلبات الهيئة

أهم نقطة هي التأكد من أن البرنامج يتوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك الخاصة بالمنظومة وتوفر الهيئة الأدلة والمتطلبات الفنية التي تساعد المنشآت على معرفة المواصفات المطلوبة.

سهولة الاستخدام

يفضل اختيار نظام يستطيع الموظفون التعامل معه بسهولة دون الحاجة إلى خطوات معقدة في كل مرة يتم فيها إصدار فاتورة.

التكامل مع الأنظمة الأخرى

عندما تكون بيانات الفواتير مرتبطة بالمحاسبة والعملاء والمبيعات يمكن أن تصبح إدارة الأعمال أكثر تنظيمًا.

فعلى سبيل المثال يمكن الاستفادة من نظام فرات المحاسبي ERP لإدارة الجوانب المحاسبية والمالية ضمن بيئة أكثر تكاملًا.

كما يمكن تنظيم بيانات العملاء من خلال إدارة علاقات العملاء CRM، خاصة في المنشآت التي تتعامل مع عدد كبير من العملاء والمعاملات.

كيف تستعد المنشأة لتطبيق المتطلبات؟

من الأفضل ألا تنتظر المنشأة حتى يحين موعد تطبيق المتطلبات عليها بل تبدأ مبكرًا بمراجعة نظامها الحالي والتأكد من جاهزيته.

مراجعة النظام المستخدم

يجب التأكد من قدرة النظام على إصدار وحفظ الفواتير إلكترونيًا بالإضافة إلى توافقه مع المتطلبات الفنية الخاصة بالمرحلة التي تخضع لها المنشأة.

تدريب الموظفين

اختيار البرنامج المناسب خطوة مهمة لكن تدريب الموظفين على استخدامه لا يقل أهمية فمن المفيد تدريب العاملين على إنشاء الفواتير ومراجعتها وحفظها والتعامل مع البيانات بشكل صحيح.

تنظيم العقود وعروض الأسعار

يمكن أيضًا ربط العمليات المالية بالإجراءات التجارية التي تسبق إصدار الفاتورة مثل العقود وعروض الأسعار والاستفادة من إدارة العقود وعروض الأسعار لتنظيم هذه المستندات إلكترونيًا.

أسئلة شائعة

هل الفاتورة المكتوبة بخط اليد تعتبر فاتورة إلكترونية؟

لا توضح هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أن الفاتورة المكتوبة بخط اليد أو التي يتم تصويرها بالماسح الضوئي لا تعد فاتورة إلكترونية.

متى بدأت المرحلة الأولى؟

بدأت المرحلة الأولى في 4 ديسمبر 2021 وشملت إصدار وحفظ الفواتير إلكترونيًا من خلال نظام متوافق مع متطلبات الهيئة.

متى بدأت المرحلة الثانية؟

بدأت المرحلة الثانية في 1 يناير 2023 بشكل تدريجي وتركز على الربط والتكامل بين أنظمة المنشآت المستهدفة 

هل يمكن استخدام أي برنامج لإصدار الفواتير؟

يجب أن يكون الحل المستخدم متوافقًا مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لذلك من المهم التأكد من توافق البرنامج مع المتطلبات قبل الاعتماد عليه.

الخاتمة

أصبح التحول الرقمي عنصرًا أساسيًا في تطوير بيئة الأعمال السعودية وتعد الفاتورة الإلكترونية إحدى الأدوات المهمة في هذا التحول فهي تساعد على تنظيم عملية إصدار وحفظ الفواتير، وتدعم المنشآت في إدارة معاملاتها بصورة أكثر كفاءة إلى جانب الاستعداد لمتطلبات الربط والتكامل.

ولا يعتمد نجاح المنشأة على اختيار برنامج لإصدار الفواتير فقط بل يحتاج الأمر إلى نظام مناسب وموظفين مدربين وتنظيم للبيانات والمستندات، مع متابعة مستمرة للمتطلبات الرسمية التي تصدرها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

المصادر

• هيئة الزكاة والضريبة والجمارك – مفهوم الفاتورة الإلكترونية
• هيئة الزكاة والضريبة والجمارك – منظومة الفوترة الإلكترونية
• هيئة الزكاة والضريبة والجمارك – مراحل تطبيق النظام
• هيئة الزكاة والضريبة والجمارك – اللوائح والقرارات
• هيئة الزكاة والضريبة والجمارك – الدليل المفصل للفوترة الإلكترونية